Közszolgálati személyügyi nyilvántartás, alkalmazottak és munkavállalók személyi irataira vonatkozó szabályok

dr. Fuith-Kocsis Barbara 2019-09-18

A közszolgálati személyügyi nyilvántartásra és statisztikai adatgyűjtésre, a közszolgálati alkalmazottak és a munkavállalók személyi irataira vonatkozó szabályokról, valamint a kormányzati igazgatási szervek álláshelyeinek nyilvántartásáról szóló 87/2019. (IV. 23.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) néhány rendelkezését tekintjük át.

A rendelet hatálya a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 1. és 2. §-ában, valamint a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény (a továbbiakban: Kit.) 2. § (1) bekezdésében meghatározott szervnél (a továbbiakban együtt: munkáltató) foglalkoztatott közszolgálati tisztviselőre és kormányzati tisztviselőre terjed ki.

Néhány alapfogalom

  • álláshely-nyilvántartás: a kormányzati igazgatási szervek alaplétszámába tartozó álláshelyek és a központosított álláshelyállományból a kormányzati igazgatási szervek rendelkezésére bocsátott álláshelyek adataitól vezetett nyilvántartás;
  • foglalkoztatási jogviszony: a Kttv. szerinti közszolgálati jogviszony és kormányzati szolgálati jogviszony, a Kit. szerinti kormányzati szolgálati jogviszony és a munkaviszony;
  • kormányzati személyügyi igazgatásra kijelölt szerv: a kormányzati személyügyi igazgatás központi feladatainak ellátására a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 94/2018. (V. 22.) Korm. rendeletben kijelölt szerv;
  • személyi irat: a foglalkoztatási jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezett, a közszolgálati alkalmazott személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmazó adathordozó.

Nagyon fontos rendelkezése a jogszabálynak, hogy a közszolgálati alkalmazott adatainak rögzítése közokirat, illetve munkáltatói intézkedés alapján történhet. Ha a munkáltató a közszolgálati alkalmazott írásbeli kérelmére a közszolgálati alkalmazott olyan adatait is kezeli, amelyek átadására törvény nem kötelezi, úgy az ilyen adatokat elkülönítetten kell kezelni.

A közszolgálati alkalmazottak személyi iratainak köre

  • a személyi anyag Kit. 179. § (1) bekezdésében, valamint Kttv. 184. § (1) bekezdésében meghatározott iratai,
  • a foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok, ide nem értve a törvény által szabályozott vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel kapcsolatos iratokat;
  • a foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő más jogviszonyokkal kapcsolatos iratok;
  • a közszolgálati alkalmazott saját kérelmére kiállított vagy a munkáltatónak önként átadott adatokat tartalmazó iratok.

A személyi iratokat, ha jogszabály másként nem rendelkezik, külön számtartományon belül gyűjtőszámon vagy ezzel egyenértékű módon kell iktatni. A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja

  • közokirat vagy a közszolgálati alkalmazott írásbeli nyilatkozata;
  • a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése;
  • bíróság vagy más hatóság döntése;
  • jogszabályi rendelkezés.

A foglalkoztatási jogviszony megszűnése, megszüntetése (a továbbiakban együtt: megszűnés) után a közszolgálati alkalmazott személyi iratait a munkáltató irattárában kell elhelyezni.

A foglalkoztatási jogviszony létesítésekor a munkáltató összeállítja a közszolgálati alkalmazott személyi anyagát, és a Korm. rendeletben meghatározottak szerint kezeli.

 

Alapvető szabály, hogy a személyi iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben kell őrizni. Az elhelyezett személyi iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amelyen a közigazgatási szerv dokumentálja az irat megnevezését, iktatószámát és keltezését.

 

A személyi anyagot kimutatással kell ellátni, amelyen dokumentálni kell a személyi anyagba történő betekintés tényét, jogosultjának személyét, jogszabályi alapját és időpontját.

A munkáltató az elektronikus dokumentumként kiadott munkáltatói intézkedést a személyügyi nyilvántartásban elektronikus formában őrzi meg. A személyi anyagban el kell helyezni a munkáltató által elektronikusan kiadmányozott jognyilatkozatokról készített, záradékolással ellátott hiteles papíralapú kiadmányt.

 

A foglalkoztatási jogviszony megszűnésekor a munkáltató szerv az elektronikus dokumentumokat a közszolgálati alkalmazott kérelmére elektronikus formában vagy annak záradékolással hitelesített papíralapú kiadmányaként adja át.

 

A Kit. 83. § (5) bekezdése és a Kttv. 45. § (4) bekezdése alapján önéletrajz benyújtására kötelezett személy az önéletrajzot a személyügyi központ által közzétett nyomtatvány alapján, az 1. melléklet szerinti tartalommal nyújtja be az őt foglalkoztató munkáltatónak, pályázati eljárás esetén az azt lefolytató munkáltatónak.

 

A munkáltatónál foglalkoztatott munkavállaló személyi iratainak köre:

  • a munkavállaló munkaszerződése alapján kezelt személyi anyaga körébe tartozó iratok;
  • a munkaviszonnyal összefüggő egyéb iratok;
  • a munkaviszonnyal összefüggő más jogviszonyokkal kapcsolatos iratok;
  • a munkavállaló saját kérelmére kiállított vagy a munkáltató szervnek önként átadott adatokat tartalmazó iratok.

 

A munkavállaló munkaszerződése alapján a munkáltató kezelheti a munkavállaló személyi anyagában a munkavállaló öt évnél nem régebbi fényképét, önéletrajzát, a bűnügyi nyilvántartó szerv által kiállított hatósági bizonyítványt, a munkavállaló titoktartási nyilatkozatát, munkaszerződését és annak módosítását, munkaköri leírását, munkavégzésének értékelését, a munkaviszonyt megszüntető iratot és a munkáltatói igazolás másolatát.

 

A munkavállaló munkába állását megelőzően a személyügyi központ által közzétett minta alapján írásbeli titoktartási nyilatkozatot tesz.

 

A cikket teljes terjedelmében a Munkajog a közszférában c. folyóirat 2019. szeptemberi számában olvashatja.