A kiválasztás csapdái

Fórum Média 2021-07-06

A kiválasztási döntés meghatározó nemcsak az új munkatárs számára, hanem a szervezet, a munkahelyi vezető és a közvetlen munkatársak számára is. A szervezet egy bevált új munkatárssal erősödik, növekszik a rendelkezésre álló munkavégző képesség és tudás, míg az egyén számára is pozitívumokkal jár, ha úgy érzi, olyan helyre került, ahol tudását kamatoztatni, fejleszteni tudja, vezetőivel, munkatársaival kollegiális kapcsolatokat fejleszthet ki, és általában elégedett mindazon feltételekkel, amelyeket az új szervezet számára biztosít.

Ha a kiválasztás nem volt eredményes, vagyis az új munkatárs nem vált be, a szervezetet pénzben is kifejezhető akár jelentős kár érheti, az alacsony teljesítmény miatti elmaradt haszonban vagy a megismételt kiválasztás költségeiben mérve.

Az egyén számára is kudarc, ha nem válik be, hiszen különböző okok miatt szüksége volt új munkahelyre, és hiába vették fel, vagy el kell mennie, és új munkahelyet kell keresnie, vagy ha marad is, számolnia kell vezetőivel, munkatársaival a vele szemben kialakult ellenérzésekkel, ebből fakadó konfliktusokkal.

Milyen szervezeti csapdahelyzetek alakulhatnak ki a kiválasztás során, amelyek a kiválasztás eredménytelenségéhez vezethetnek, és amelyek elkerülésével növelhető a kiválasztás megalapozottsága és megbízhatósága?

 

1. Nem voltak egyértelműen meghatározva, milyen kompetenciákkal, tulajdonságokkal rendelkező új munkatársat keres a munkahelyi vezető!

 

Ha nem tudjuk, mit várunk el az új munkatárstól, mihez viszonyítva fogjuk megállapítani a kiválasztás során, hogy megfelelő lesz-e a munkaköre betöltésére, teljesíteni fogja-e a teljesítménybeli, illetve magatartásbeli elvárásokat. Ha nem vagyunk körültekintőek a jelentkezőkkel szembeni kompetenciaigények meghatározásában, azt tesszük lehetetlenné, hogy a kiválasztásnál meg tudjuk állapítani, hogy a munkaköri követelményekhez mennyire illeszkednek a munkakörre jelentkező kompetenciái. Sőt, azt sem tudjuk, hogy a jelentkező előző munkahelyeinek sajátosságai mennyire vetítik előre, hogy az új munkakörében is sikeres lesz-e, vagy sem. Arra is ki kell terjednie a figyelmünknek, hogy elvárásaink ne legyenek túlzottan magasak, vagy éppen ellenkezően, a munkakör valós elvárásaihoz képest túl általánosak, nem kellően részletesek és alacsony szintűek.

 

A kiválasztás nemcsak a munkaköri elvárások és a jelentkezők kompetenciáinak összehasonlítása, hanem egyben egyeztetés is. Mind a szervezetnek, mind a jelentkezőknek vannak egymás szemben elvárásai, és ha ezeket a kiválasztás során nem ismerik meg az érintettek, csak idővel és későn derül ki, hogy ezek az elvárások teljesülhetnek-e, vagy sem, már kialakulhat csalódás mind a vezető, mind az új dolgozó részéről. Nem egyszer ezek a csalódások vezetnek el az új munkatárs szervezettől való távozásáig.

 

2. Nem volt jól előkészítve és megszervezve a toborzás!

 

A toborzás során biztosítjuk, hogy legyen elegendő jelentkező a kiválasztáshoz. Minél több jelentkezőt toborzunk, annál nagyobb a valószínűsége, hogy találunk a kiválasztás során olyan jelentkezőt, akit érdemes felvenni a szervezetbe.

 

A toborzás csak akkor lesz eredményes, ha megtaláljuk a megfelelő célcsoportot. Ehhez jól kell ismerni a térség munkaerőpiaci jellemzőit. A nem megfelelő célcsoportok, valamint toborzási eszközök alkalmazása miatt vagy nem találunk megfelelő létszámú jelentkezőt, vagy olyan jelentkezőket toboroztunk, akik közül nem fogunk találni olyanokat, akik megfelelnek majd elvárásainknak, és be is fognak válni.

 

3. Nem volt jól megszervezve a kiválasztás folyamata!

 

A kiválasztás többlépcsős folyamat, amelyben meghatározott logikai sorrend szerint kell megtervezni és végrehajtani a feladatokat. Ha nincsenek előre maghatározva az elvégzendő feladatok, kimaradnak fontos elemek, vagy a megalapozott kiválasztás szempontjából felesleges feladatokat végzünk, kétségessé tesszük a kiválasztás eredményét.

 

Arra is gondolnunk kell, hogy minél nagyobb a munkakör hozzáadott értéke a szervezet eredményeihez, minél komplexebb a munkakör, annál inkább számolnunk kell azzal, hogy költségesebb lesz a kiválasztás. Természetesen a költségek csökkenthetők, például azzal, hogy többlépcsős kiválasztást tervezünk. Először egyszerűbb eljárásokkal kiszűrjük azokat, akiknél nagy valószínűséggel meghatározható az alkalmatlanság, és az egyre érzékenyebb és költségesebb módszereket már csak azoknál a jelentkezők vizsgálatánál alkalmazzuk, akiknél már a döntés megalapozottsága ezt igényli.

 

Mivel a kiválasztási feladatok végrehajtásának ki vannak jelölve a felelősei, elvégzői, a kiválasztás folyamatában biztosítani kell a szükséges időpontban és időtartamban rendelkezésre állásukat. Rontja a kiválasztás hatékonyságát, ha várni kell egy-egy résztvevőre azért, mert nem tud időben megjelenni a kiválasztás rá váró feladatainak elvégzésében. Nem beszélve arról, hogy ez a kellemetlen várakozás a jelentkezőkben is azt a negatív érzést váltja ki, hogy nem kapja meg a megfelelő tiszteletet, illetve nem fontos a szervezet számára. Lehet, hogy pozitív várakozásokkal érkezett a kiválasztásra, mely ilyen helyzetek kialakulása miatt megváltozhat, és már nem is biztos, hogy örömmel belépne a szervezetbe.

 

4. Hiányoztak a megalapozott kiválasztáshoz a résztvevők tudása, valamint a megfelelő eszközök, eljárások!

 

Leggyakoribb probléma, ha olyan speciális, például munkapszichológiai eljárásokat, kiválasztási módszereket is kellene alkalmazni a megbízható kiválasztáshoz, amelyek alkalmazásához munkapszichológusra lenne szükség, de a kiválasztást végzők köréből munkapszichológus szakember hiányzik. Említettem, hogy vannak olyan, a szervezet számára valamilyen szempontból értékes munkakörök, amelyek betöltésére alkalmas jelentkezők kiválasztása nagy körültekintést igényel. Ezekben a munkakörökben vannak olyan kulcskompetenciák, amelyek megállapításához elengedhetetlen munkapszichológiai módszerek alkalmazása, és ha ezek eleve kimaradnak, nem lesz megbízható a kiválasztási döntés.

 

5. A vezető nem a kiválasztás során megismert információk alapján döntött.

 

A felvételről az a vezető döntsön, aki majd együtt fog dolgozni az újonnan felvett dolgozóval. Ebből a döntésből nem hagyható ki, hogy a jelentkezők között lesz a vezető számára szimpatikus vagy kevésbé szimpatikus. Ez nem jogosíthatja fel a vezetőt, hogy a kiválasztás során a jelentkezők tulajdonságairól kialakított szakvéleményt figyelmen kívül hagyja. Ha a szakvélemény kellően alátámasztott jellemzést adott a jelentkezőkről, de a döntésnél a vezető ezeket figyelmen kívül hagyta és szubjektív benyomásai, vélelmei alapján hozta meg döntését, későbbiekben ez azzal jár, hogy a kiválasztást végzők nem fognak törekedni a kiválasztás megbízhatóságára. Sőt fennáll a veszélye annak, hogy az így kiválasztott nem fog a tőle elvárt időtartam alatt beválni.

 

Természetesen előfordulhat az az eset is, hogy nem volt kellően alapos a kiválasztáshoz a szóba jöhető jelentkezőkről alkotott szakvélemény, és a vezető felülbírálja a kiválasztók javaslatait. Ebben az esetben nem az a megoldás, hogy a vezető megalapozatlan döntéssel kiválasszon valakit, sokkal hasznosabb javítani a kiválasztás szakmai megalapozottságán.

 

6. Nem kapta meg az új dolgozó a beilleszkedéséhez szükséges támogatást sem a munkahelyi vezetőjétől, sem a munkatársaitól!

 

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a munkaerő biztosításának folyamatában nem a kiválasztási döntés meghozatala a végcél, hanem a bevált dolgozó. A szervezet, valamint az új dolgozó számára is az eredményes kiválasztás mutatója a meghatározott időn belüli beválás. Ez megmutatkozik a jó teljesítményben, a felvett munkatárs elégedettségében, a szervezeti kultúra elvárásainak megfelelő a magatartásában, kialakuló lojalitásában. Azzal, hogy valakit felvettünk, még csak egy közbenső feladatot teljesítettünk. Az új felvett dolgozó még nem biztos, hogy önállóan és támogatás nélkül képes az elvárt és megfelelő teljesítményt nyújtani, valamint a szervezeti kultúrához illeszkedő magatartást tanúsítani. A beválásának sikertelensége egyaránt eredhet a nem megfelelő kiválasztásból, valamint a beilleszkedéséhez szükséges támogatások elmaradásából.

 

A kiválasztás csapdahelyzetei elkerülésének lehetőségei alapvetően a szervezet, konkrétabban a kiválasztást végzők szakmai felkészültségén múlik. E mellett azt is el kell fogadni, hogy a kiválasztás esetenként költséges folyamat, de a szakszerű kiválasztás eredményeként a nagy valószínűségű beválás busásan megtéríti a megalapozott kiválasztás költségeit.

 

A cikk a Gyakorlati Munkajog című szakmai folyóirat 2021. júliusi számában jelent meg.