A belső kommunikációs rendszer fontossága nem csak duma…

Fórum Média 2020-01-28

A szervezetben minden rendszernek az a feladata, hogy a szervezet küldetését, céljai elérését támogassa. A hatékony, eredményes szervezeti működés nem képzelhető el a szervezeten belüli megfelelő kommunikáció nélkül. A belső kommunikáció része a vezetési kultúrának, elősegíti a szervezet tagjai azonosulását és fejleszti a munkatársak együttműködési készségét.

A hatékony kommunikáció a szervezet működésének részben formális, részben informális kapcsolatokat építő és információkat áramoltató eszköze. Építi, erősíti a szervezet tagjai identitástudatát, a munkatársak közötti kohéziót, a belső-külső márkaépítést. Azzal, hogy a szervezet tagjai tájékozottak szervezetük ügyeiről, a szervezet fontos híreiről, növelni lehet elkötelezettségüket, lojalitásukat, erősíteni lehet a szervezet megtartó erejét. A tájékozottság egyben biztonságérzetet is ad, míg az információ hiánya éppen ellenkezőleg, bizonytalanságérzést vált ki a szervezet tagjaiból. Elindul a tévhitek, a hamis információk, az előítéletek gyártása a szervezetben. Ez nemcsak a jó közérzetet rontja, hanem téves döntések meghozatalához is vezethet.  Az a szervezet, amely nem működtet hatékony belső kommunikációs rendszert, amely nem biztosítja a munkatársaikat érdeklő információ megfelelő áramlását, ennek kártékony hatásait a működésében, gazdasági eredményeinek csökkenésében is megérzi.

 

Ne felejtsük el, a szervezet belső kommunikációért a vezetők a felelősek!

Az irányítási feladatok elképzelhetetlenek kommunikáció nélkül. A vezetési kultúra fejlesztésével foglalkozó szakirodalom kiemelt vezetői feladatként fogalmazza meg a kommunikációt. Sőt, gyakran úgy fogalmaz, hogy a vezetés nem más, mint kommunikáció. Az információs és kommunikációs tevékenység kézben tartása ma lényeges vezetési funkció, amely a döntések előkészítésének, valamint a munkatársak irányításának is nélkülözhetetlen eszköze.

A vezetők kiemelt szerepe nemcsak a vezetési feladatok ellátása miatt fontos, hanem amiatt is, hogy milyen kommunikációs lehetőségeket biztosítanak munkatársaik részére. A szervezetben a belső kommunikáció csak akkor lesz működőképes, ha a vezetők felvállalják az ezzel járó feladatokat, egységesen értelmezik és működtetik a rendszert, nem juttatnak érvényre egymástól eltérő normákat.

 

Hogyan biztosítható, hogy a vezetők jól ellássák kommunikációs szerepüket?

  1. A vezetőkkel szemben támasztott követelményekben differenciáltan – a beosztástól függően – meg kell határozni a velük szemben támasztott kommunikációs követelményeket is, melyeknek minden vezetőnek meg kellene felelni. A belső kommunikáció színvonala, hatékonysága érdekében ne legyen megengedhető a vezetők vezetési stílusában olyan gyakorlat, amely veszélyeztetheti, megkérdőjelezheti a belső kommunikációs rendszer működőképességét és hatékonyságát.
  2. A vezetők kommunikációs készségeinek fejlesztése, a vezetői kommunikációs technikák magas szintű alkalmazása nélkül nincs hatékony belső kommunikáció! A vezetőket fel kell készíteni kommunikációs feladataik ellátására, ez irányú készségeik fejlesztésére. Ehhez jelenjen meg a vezetők képzésében az is, hogy milyen feladataik vannak a belső kommunikációs rendszer működtetésében, az alkalmazott technikák használatában.

  3. A vezetőknek egyben sajátos közvetítő feladatuk is van. Információkat adnak át a felülről lefelé történő kommunikációban. Ez sem történik meg problémamentesen. Sokkal nehezebben adnak tovább alulról érkező információkat a felettük lévő vezetői szintnek. A vezetők csak akkor tudják kommunikációs feladataikat jól ellátni, ha felvállalják a mindkét irányba történő közvetítő szerepüket.

  4. A hatékony és a szervezeti kultúrát fejlesztő belső kommunikáció feltételezi a vezetők időráfordítását a munkatársaikkal a személyes kommunikációra.
  5. A vezetőknek nemcsak jó kommunikátorként van szerepük, hanem munkatársaikat bátorító, támogató hatásukkal segíthetik, hogy munkatársaik is aktívan vegyenek részt a belső kommunikációban. Ehhez a vezetők legyenek nyitottak, konstruktívak a belső kommunikáció során felszínre jött innovatív ötletekre, a javító szándékú kritikákra is.

  6. A kommunikációs elvárások jelenjenek meg a vezetői munka értékelésében is.

 

Írta: Nemeskéri Gyula, az Ergofit Kft. ügyvezetője, a Humán Szakemberek Országos Szövetsége (HSZOSZ) tagja.

Részlet a Sikeres vezetők modern eszköztára c. szakkiadványból.